Smlouva o účasti na akci Erotický veletrh/4Men Expo 2024

Pořadatel:

Erotický veletrh, s.r.o.
Pod Velkým hájem 9, Praha 5 Radotín
IČO: (CZ)06537880
Uvedené ceny jsou v CZK.

Čl. I Předmět smlouvy
Pořadatel se touto smlouvou zavazuje poskytnout vystavujícímu prostor na akci Erotický veletrh dle níže uvedených specifikací a specifikací uvedených v příloze č I. této smlouvy.
Vystavovatel se zavazuje zaplatit registrační poplatek, zaplatit za pronajatý prostor specifikovaný v příloze č. I této smlouvy a obsadit tento prostor ve dnech konání veletrhu.

Čl. II Závazné přihlášení na veletrh
Erotický veletrh je pořádán ve dnech 8. – 9. 3. 2024 na adrese PVA Expo, 190 00 Praha, Beranových 667 (Česká republika). Erotický veletrh probíhá 8. 3. 2024 od 13:00 do 21:00, 9. 3. 2024 od 11:00 do 21:00. Součástí veletrhu je i afterpárty v samostatné hale vždy po ukončení veletrhu. Stavba stánků proběhne 7. 3. 2024 od 8:00 do 23:59. Úklid stánků proběhne 9. 3. 2024 ve 21:00 a musí být proveden do 10. 3. 2024 do 03:00.
Vystavovatel zašle vyplněnou smlouvu spolu s elektronickým formulářem k rukám pořadatele v listinné či elektronické podobě. Potvrzením přijetí smlouvy elektronickou či písemnou podobou ze strany pořadatele se má za to, že smlouva o účasti na Erotickém veletrhu byla řádně uzavřena.
Potvrzením přijetí vyplněné smlouvy spolu s přílohou č. I se pořadatel zavazuje poskytnout vystavovateli plochu a doplňkové služby dle elektronické objednávky, vystavovatel se zavazuje za toto zaplatit cenu dle vystavené faktury a ve dnech konání veletrhu plochu obsadit.
Po uzavření smlouvy je vystavovatel povinen zaslat elektronické podklady, které budou sloužit k objednané prezentaci uvedené v elektronické objednávce. Přihlášku v elektronické podobě zašle vystavovatel pomocí online formuláře.
Přihlášku v písemné podobě zašle vystavovatel na adresu: FOTION, s.r.o., Plzeňská 172c, 153 00 Praha 5.

Čl. III Pronajatý výstavní prostor
Vystavovatel zaplatí za pronajatý výstavní prostor a doplňkové služby specifikované v této elektroické objednávce cenu ve výši součtu všech objednaných služeb.

Čl. IV Platební podmínky
Vystavovatel zaplatí cenu za pronajatý výstavní prostor spolu s doplňkovými službami dle čl. III na základě faktury ve splatnosti uvedené na faktuře.
Veškeré ceny jsou uváděny bez DPH, k cenám bude naúčtováno DPH dle aktuálně platné legislativy.
Vystavovatel o této provedené platbě bezprostředně vyrozumí pořadatele zasláním e-mailu spolu s výpisem z bankovního účtu na email info@erotickyveletrh.cz

Čl. V Odstoupení od smlouvy
Odstoupení od smlouvy je možné pouze písemnou formou adresovanou pořadateli. Odstoupení od smlouvy adresované pořadateli musí obsahovat důvod ukončení.

Čl. VI Storno poplatek
Za odstoupení od smlouvy vystavovatelem si pořadatel vyhrazuje právo účtovat storno poplatek.
Odstoupení do data :
1. 9. 2024 ve výši 0 % z částky dle čl. III
1. 12. 2024 ve výši 50 % z částky dle čl. III
8. 3. 2024 ve výši 100 % z částky dle čl. III

Čl. VII Rozmístění expozic
Pořadatel má rozhodné právo v případě konečného rozmístění expozic a to v návaznosti na aktuální možnosti.
Pořadatel průběžně zakresluje do plánku jednotlivé rozmístění expozic. Tento plánek pořadatel na vyžádání vystavovateli poskytne.

Čl. VIII Odpovědnost za škodu
Vystavovatel plně zodpovídá za způsobené škody na pronajaté výstavní ploše a veškerých zařízeních poskytnutých pořadatelem. V případě způsobení škody vystavovatel neprodleně o tomto vyrozumí pořadatele, se kterým společně sepíše rozsah způsobených škod spolu s řešením této situace.
Vystavovatel je plně zodpovědný i v případě, že takovou škodu způsobil jeho zaměstnanec či jiná jím pověřená osoba.

Čl. IX Ručení pořadatele
Pořadatel neodpovídá za žádné škody na majetku vystavovatelů, které případně vzniknou v areálu výstavy.
Rovněž pořadatel neodpovídá za žádné újmy na zdraví osob, vzniklé v areálu výstavy po dobu konání akce. Smluvní strany prohlašují, že tuto smlouvu uzavírají a práva povinnosti dle této smlouvy si ujednávají při plném vědomí a znalosti obsahu a dopadů opatření orgánů veřejné moci vydaných v souvislosti se šířením zdraví ohrožující nákazy viru s označením SARS CoV-2 (ve sdělovacích prostředcích jakožto „Koronavirus“). S ohledem na skutečnost, že dobu a obsah případných dalších opatření orgánů veřejné moci, jakož i rozsah jejich dopadů na splnitelnost povinností pořadatele dle této smlouvy, nelze v této chvíli předvídat, zavazují se smluvní strany pro případ, že dojde k vydání dalších opatření v souvislosti s výše uvedeným stavem nebo ke zvýšení rozsahu opatření stávajících tak, že to bude mít za následek podstatou změnu v možnosti pořadatele plnit dle této smlouvy, a pořadatel toto vůči vystavovateli výslovně prohlásí, je vystavovatel povinen strpět přesunutí veletrhu na termín 19. – 21. 4. 2025 (dále jen „nový termín akce“). Pořadatel v rámci cíle rozumného a spravedlivého uspořádání smluvního vztahu se tímto zavazuje, že veškeré objednané služby a s tím související závazky se v případě opatření orgánů veřejné moci, které zasáhnou do povinností pořadatele dle této smlouvy, převádí na nový termín akce, přičemž vystavovatel s tímto plně souhlasí a prohlašuje, že v takovém případě poskytuje pořadateli plnou součinnost a převod objednaných služeb a s tím souvisejících závazků vůči pořadateli nepovažuje za zjevné zneužití svého práva.

Čl. X Řešení sporů
Všechny případné spory v průběhu plnění smlouvy budou řešeny především vzájemnou dohodou mezi pořadatelem a vystavovatelem. O této dohodě bude vypracována písemná zpráva se stanoviskem, které bude závazné pro vystavovatele i pořadatele.
Pokud spory nevyřeší vzájemná dohoda pořadatele a vystavovatele budou o ní rozhodovat příslušné orgány. Pro spory, u kterých není dána výlučná příslušnost, zakládají smluvní strany místní příslušnost soudů sídlících v Praze.

Čl. XI Propagace vystavovatele
Vystavovatel se zavazuje poskytnout veškeré materiály, které mají být dle čl. III a přílohy č. I součástí propagace. V případě, že tyto materiály neposkytne dle pokynů pořadatele v řádném termínu, zaniká povinnost pořadatele provést tuto propagaci bez nároku na refundaci.
Pokud vystavovatel ke své prezentaci bude využívat hudební produkci, může takto činit pouze za předpokladu, že hudební produkce nebude narušovat chod akce. Především nebude obtěžovat ostatní vystavovatele či přehlušovat oficiální zvukovou produkci. V případě, že hudební produkci uzná pořadatel jako nevhodnou, vyhrazuje si právo vyzvat vystavovatele k ukončení takové činnosti.
Pořadatel se zavazuje poskytnout veškerou propagaci vystavovateli, kterou si objedná dle tohoto elektronického formuláře a této smlouvy. Pokud tak neučiní, je povinen vystavovateli vrátit částku, kterou vystavovatel zaplatil dle elektronického formuláře.

Čl. XII Otevření areálu veletrhu pro obsazení výstavní plochy
Pro výstavbu stánků bude areál veletrhu otevřen v Praze dne 7. 3. 2024 od 8:00. V této době musí vystavovatel stihnout obsadit své místo a připravit jej na veletrh. V případě, že nastanou jakékoliv komplikace je vystavovatel povinen neprodleně o tom vyrozumět pořadatele a společně tyto komplikace vyřešit.

Čl. XIII Předání výstavní plochy
Po ukončení veletrhu je vystavující povinen předat výstavní plochu pořadateli nejpozději do 8 hodin po oficiálním ukončení akce. Pořadatel o tomto předání sepíše předávací protokol, ve kterém potvrdí veškeré vyrovnání závazků, potvrdí předání plochy a zapůjčeného materiálu či do něj uvede rozsah škod, které vznikly na výstavní ploše či zapůjčeném materiálu. V předávacím protokolu bude uvedeno, jakým způsobem budou vyrovnány závazky či nahrazeny škody, které vznikly na zapůjčeném materiálu nebo výstavní ploše.

Čl. XIV Závěrečná ustanovení
Veškeré změny a doplňky této smlouvy lze činit pouze písemnou formou na základě dohody pořadatele a vystavovatele.
Vystavovatel se zavazuje nenarušovat chod akce pozdní přípravou svého výstavního místa. Na tuto přípravu bude mít dostatečný časový prostor dle čl. XII. Vpuštěním prvního návštěvníka akce do prostoru veletrhu není přípustné, aby vystavovatel narušoval chod akce přípravou svého výstavního místa. V případě, že vystavovatel neprovede dostatečná opatření a své místo nepřipraví, či bude připravovat v průběhu vpuštění prvního návštěvníka, bude pořadatel účtovat smluvní pokutu až do výše 20 000,-Kč.
V případě, že nastanou nepředvídatelné okolnosti (vis maior) a vystavovatel nemůže veletrh zahájit, či zajistit její konání v plném rozsahu uvědomí neprodleně vystavovatele. V takovémto případě vystavovateli nepřísluší žádný nárok na náhradu vzniklých škod.
V případě, že vystavovatel nezaujme své místo na veletrhu minimálně do 3 hodin před počátkem akce pro návštěvníky, pořadatel výstavní plochu obsadí dle svých možností, přičemž vystavovateli zaniká právo na obsazení místa bez možnosti refundace. Neobsazení výstavní plochy je považováno za hrubé porušení smluvních podmínek a opravňuje pořadatele k vypovězení smlouvy.
Vystavovatel může uplatnit reklamaci za práce a služby poskytnuté pořadatelem písemnou formou doplněnou fotodokumentací přímo v době konání veletrhu a to nejpozději do oficiálního ukončení veletrhu.
Pořadatel může udělit pokutu do výše 20 000,- Kč, a to v případě, že vystavovatel opustí veletrh před oficiálním ukončením veletrhu nebo nepřipraví expozici včas.
Přílohu této smlouvy tvoří objednávkový list na služby dodávané pořadatelem.
Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, každý má platnost originálu.
Účastníci smlouvy po jejím přečtení prohlašují, že jsou způsobilí k právním úkonům a souhlasí s obsahem smlouvy. Smlouva je závazná pro smluvní strany a je soudně vymahatelná, což strany odesláním formuláře, přičemž k jejímu uzavření došlo na základě jejich vážné a svobodné vůle bez jakéhokoliv nátlaku či podstatného omylu, což potvrzují odesláním formuláře.